Managed Print Services oder Printmanagement umfasst alles, was dazu beiträgt Einsparungen im Hinblick auf den Druck zu machen. Angeboten wird dieses Service meist von externen Dienstleistern, aber vor allem Unternehmen, für die diese Dienstleistung interessant ist, können selbst einiges einsparen. Der Vorteil von Managed Print Services ist nicht nur, dass Betriebe technisch auf dem aktuellen Stand sind, sondern auch, dass sie durch eine Optimierung des Druckverhaltens Kosten und natürlich Ressourcen sparen können. Dies kommt wiederum auch der Umwelt zugute.

Was sind Managed Print Services?

Die Begriffsdefinition von Managed Print Services ist etwas schwierig, da es mittlerweile verschiedene Bereiche gibt. Grundsätzlich wird dieses Service von externen Anbietern zur Verfügung gestellt und konzentriert sich vornehmlich auf den optimalen Druckoutput von Unternehmen. Das beginnt bereits bei der Anschaffung eines geeigneten Gerätes, damit es optimal ausgelastet ist bis hin zu richtigen Auswahl des Papieres. Der Vorteil für Unternehmen ist, dass sie damit auch ihre Arbeitsabläufe im Betrieb optimieren können, wodurch ein höherer Output bei deutlich geringeren Kosten erzielt wird. Gerade die Produktion von Papierdokumenten, die oft völlig sinn- und nutzlos sind, stellt für die Umwelt eine unnötige Belastung dar, die durch Managed Print Services reduziert werden kann.

Energie sparen

Gespart kann mit Managed Print Services an vielen Ecken und Enden. Dazu gehört auch eine Reduktion des Energieverbrauches. Hier sollte im ersten Schritt einmal kontrolliert werden, wie viel das Gerät an Strom verbraucht. Gerade ältere Modelle benötigen sehr viel Energie und durch die Neuanschaffung können nicht nur Energieressourcen geschont werden, sondern auch langfristig im Betrieb die Kosten für Strom reduziert werden. Eine Hilfe beim Einkauf können verschiedene Gütesiegel wie der „Energy Star“ sein, denn sie weisen Geräte aus, die besonders energiesparend sind. Energie kann sogar noch gespart werden, wenn es sich bereits um ein Modell handelt, dass im Verbrauch gering ist. Auch kann eine Analyse der Druckumgebung die Bedürfnisse des Unternehmens aufzeigen und mit Hilfe eines Druckerkaufberaters das passende Druckgerät ausgewählt werden. Die Berechnung der Total Costs of Ownership (TCO) ist unverzichtbar für Unternehmen, um die Hardware entsprechend der Kriterien Nachhaltigkeit, Kosten und Haltbarkeit auszuwählen. Viele Unternehmen lassen ihre Geräte Tag und Nacht zumindest im Standby-Modus laufen. Vor allem nachts ist völlig unnötig und die Geräte können gänzlich vom Strom genommen werden. Dafür muss nicht einmal mehr der Stecker gezogen werden. Viele Hersteller haben bereits eine Software integriert, mit der es möglich ist Ein- und Ausschaltzeiten einzustellen. Neben den energiesparenden Geräten ist dies für Unternehmen einer der größten Einsparungsquellen, die sich natürlich positiv auf die Umwelt auswirkt.

Reduktion von Emissionen

Drucker und Emissionen? Das kann es doch gar nicht geben, doch verursachen auch Drucker Emissionen, die sogar vermieden werden können. Ein besonders großes Problem können Laserdrucker darstellen, denn das Tonerpulver schwirrt als Feinstaub in der Luft vor allem in den Büroräumen herum, kann aber auch den Weg ins Freie durch offene Fenster finden. Gegen diese Feinstaubbelastung kann man nur wenig tun außer die Menge an Output zu reduzieren. Allerdings sollte darauf geachtet werden, dass die Mitarbeiter nicht unnötig durch den Feinstaub belastet werden. Deshalb gehören Geräte, die mit Tonerpulver arbeiten, wozu auch Kopierer gehörten, in einen eigenen Raum und nicht in das Büro der Mitarbeiter. So ist es zumindest möglich den Feinstaub etwas von den Angestellten fern zu halten. Zudem kann sich der Feinstaub auch in anderen Geräten absetzen und diesen Schaden. Drucker, Kopierer sowie anderer IT-Geräte, die in der Nähe von Geräten mit Tonern stehen, sollten daher regelmäßig vom Feinstaub befreit werden.

Modernste Technologien für den Druck

Durch den Austausch von alten Geräten kann Energie gespart werden, mit den neuen Modellen kommt aber auch neue Software in den Betrieb. Damit machen mittlerweile sogar Tintenstrahldruckern den Laserdruckern in Unternehmen Konkurrenz. Bisher galten die Tintenstrahldrucker in der Anschaffung zwar günstig, die Betriebskosten waren aber meist höher. Die Hersteller von Tintenstrahldruckern haben mittlerweile nachgezogen und achten auch darauf, dass ihre Geräte beispielsweise energiesparender sind und damit auch die Ressourcen schonen.

Papier reduzieren

Ein zweites sehr großes Einsparungspotenzial ist das Papier. Täglich werden in den Unternehmen Unmengen an Papier produziert und vieles davon sind Fehldrucke, die wieder in den Müll wandern. Managed Print Services zielen auch darauf ab innerbetrieblich den Output an Drucksorten zu optimieren. Eine Packung mit 500 Blatt Druckerpapier ist mit einem Ausstoß von ca. 1.100 kg Co² verbunden. Jedes Blatt, dass gespart wird, spart auch Co² ein. In Unternehmen gibt es ein sehr großes Potenzial beim Sparen von Papier. Ein Großteil der Kommunikation kann beispielsweise über E-Mails abgewickelt werden und nicht mehr über ausgedrucktes Papier. Ausdrucke, die erst dann gemacht werden, wenn ein Dokument wirklich abgeschlossen ist und nicht nochmal verändert wird, können ebenfalls die Menge an Papier reduzieren und damit auch die Umwelt schonen.

Workflow optimieren und sparen

Teil von Managed Print Services ist auch die Optimierung des Workflows. Oft stehen Drucker an strategisch ungünstigen Positionen im Unternehmen und verursachen damit unnötige Kosten und können sogar den Lebenszyklus der Geräte negativ beeinflussen. Durch einen guten Workflow kann der Druckoutput reduziert und die Umwelt geschont werden.

Bild: Pixabay, tookapic

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